A. PENGERTIAN KORESPONDENSI.
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris)
atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara
pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnsis
biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu,
korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.[1]
Surat merupakan suatu media pada saluran komunikasi
tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain.
Informasi yang disammpaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan,
keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan.
Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis
biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu,
korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau
organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren
Korespondensi eksteren, yaitu hubungan
surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak
luar.
2. Korespondensi Interen
Korespondensi Interen, yaitu hubungan
surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk
hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.[2]
E-mail menggunakan alat bantu computer yang dilengkapi
modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima e-mail harus
memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail.
B. PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS.
Korespondensi
dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:
1. Menciptakan
surat yang baik dan jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat
masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap,berbelit-belit,
tanda baca tidak benar,tata bahasa tidak teratur, dan salah
mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebskan (1) tidak
ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang
baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi; dan (2) masyarakat sendiri
terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat .
Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses
pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.
2. Menciptakan
kerja sama yang baik.
Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak
lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga
komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang
baik.
3. Menyebarkan
kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang
terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan
penting dalam menyebarkan.
C. DASAR-DASAR
KORESPODENSI BISNIS.
Korespodensi bisnis
merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik
dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis.[3]
Surat merupakan sarana
komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan
menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan
surat bisnis adalah tujuan penulisanya.
Surat berorientasi pada
kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang
dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun
elektronik(email).
D. BAHASA KORESPONDENSI BISNIS.
Korespondensi bisnis atau
surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa korespondensi
bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas dan menarik
serta santun.
1. Jelas
Pengertian jelas disini
adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam
korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat
dan penggunaan tanda baca.
2. Lugas
Maksud lugas ialah
hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan
makna yang lengkap.
3. Menarik Dan
Santun
Bahasa
yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair.
Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santu, menghindari
pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.
E. PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI.
Pada
umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan
korespondensi adalah:
1. Koresponden,
yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan
atau yang menandatangan surat.
2. Redaktur,
yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris,
yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
4. Juru ketik,
yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.
5. Register
,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat
yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk,
serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir,
yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.
F. FUNGSI SURAT
Selain
sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
1. Tanda bukti tertulis yang
otentik.
Surat merupakan bukti “hitam diatas putih” dan dapat menyimpan
rahasia. Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat
wasiat,dll.
2. Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih
lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip
dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
3. Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran
mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supesemar.
4. Pedoman kerja
Surat dapat dilakukan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan
tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan
5. Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang.
Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang dalam suatu perjalanan.
6. Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mampu
mencerminkan citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal
organisasi yang bersangkutan.
7. Dasar penilaian dan keputusan
Surat merupakan salah sati dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya,
surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.
8. Sebagai barometer kegiatan
organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui
surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari
frekwensi surat-menyurat.
9. Alat untuk menumbuhkan sikap
saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.
Surat tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacaauan. Namun, melalui
surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalpahaman dapat
terhindari.
10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Karena kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya
surat. Arus surat-menyurat dengan pihak lain bisa menunjukan eratnya kerja sama
dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
G. PENTINGNYA KORESPONDENSI BISNIS.
Beberapa survey mengenai transaksi bisnis
internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi
bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat)
terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail.
Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face
to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang
amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation
pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat
menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah
pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau
minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf
(diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda
kesepakatan sementara.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu
transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan
dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara
apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi
tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang
terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa,
teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya
ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
1. Korespondensi dan Citra Baik
(Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis
kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur,
leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita
secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat
mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan
awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin
sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh
karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang
anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan,
terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas
perusahaan.
2. Korespondensi dan Reputasi (Good
Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan
pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki
tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut.[4]
Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas
perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan
dapat memegang komitmen, khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.
3. Korespondensi dan Kepercayaan
(Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang
baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan
dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila
perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para
pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi
bisnisnya.
Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat
menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya :
citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.
[1] Harun,
2011. Korespodensi dalam Bisnis. http://likalikuputrafakfak.blogspot.com/2011/05/korespondensi-dalam-bisnis.html, Di
Akses tanggal 28 September 2014.
[2] Epri
Yanto, 2013. Korespodensi Binis. http://epthealwayz.blogspot.com/2013/01/korespodensi-bisnis.html,
Diakses tanggal 29 September 2014
0 comments:
Post a Comment